CHARTE DE FONCTIONNEMENT DES GROUPES DE TRAVAIL DE LA SPLF

Conseil d’Administration : désigne le Conseil d’Administration de la SPLF
Conseil Scientifique : désigne le Conseil Scientifique de la SPLF
GT : signifie Groupe de Travail
SPLF : désignation abrégée de la Société de Pneumologie de Langue Française

Principes généraux :

L’activité scientifique de la SPLF repose d’une part sur son conseil scientifique et d’autre part sur les groupes de travail (GT) constitués en son sein pour réaliser, dans le secteur qui leur est confié, les missions de la société savante définies par l’article 3 de ses statuts.

Les GT n’ont pas de personnalité morale. Ils ne peuvent représenter la SPLF à l’égard des tiers.

Le conseil scientifique ou tout membre de la SPLF peut proposer la création d’un GT. La création d’un GT est décidée par le Conseil d’Administration pour une durée indéterminée sur rapport du Président et/ou du Secrétaire Général chargé du Conseil Scientifique.

Toute proposition de création d’un GT fait l’objet d’une instruction préalable par le Conseil Scientifique portant en particulier sur les objectifs, les justifications, le budget, la structure et la composition du GT ; cette énumération n’est pas exhaustive.

La composition du GT inclut des pneumologues qui doivent être adhérents de la SPLF ou de leur Société nationale de pneumologie ou de l’ERS. Des personnalités non pneumologues peuvent faire partie d’un GT sans être adhérents de la SPLF.

Chaque GT dispose d’une ligne budgétaire annuelle qui correspond au montant des fonds qui lui sont alloués par ses partenaires pour mettre en œuvre les projets relevant de son secteur.

Au sein de la SPLF, les GT ont une grande liberté d’action dans le domaine qui leur est réservé ; leurs membres en organisent le fonctionnement et saisissent directement le Conseil d’Administration de toute demande de dissolution sans préjudice des droits et prérogatives statutaires du Conseil d’Administration de la SPLF.

Les GT peuvent nouer des relations scientifiques étroites et suivies entre eux et avec d’autres sociétés savantes que la SPLF ; à titre d’exemple tel a déjà été le cas avec la SFMT, la SFAIC, la SRLF et encore la SFMRS, la SFC, ou d’autres. Chaque GT propose au Secrétaire Général chargé des affaires scientifiques de la SPLF, son thème de travail et ses objectifs pour l’année à venir.

 Le fonctionnement des GT est démocratique.

BUREAU

Les membres du GT à jour de leur cotisation auprès de la SPLF élisent un bureau constitué d’un coordonnateur (ou de plusieurs coordonnateurs +/- coordonnateur adjoint), un secrétaire (+/- secrétaire adjoint) et d’un trésorier. Un Coordonnateur est désigné pour être l’interlocuteur privilégié du Président du Conseil d’Administration de la SPLF et du Secrétaire Général chargé des affaires scientifiques de la SPLF. Les membres du GT sont libres d’élire autant de membres du bureau qu’il est nécessaire au bon fonctionnement du GT.

Le bureau est élu pour une durée maximale de 4 ans et se réunit au minimum chaque année selon les modalités qu’il décide (réunion physique, web ou audio-conférence…). Les membres du bureau peuvent être rééligibles après décision du GT.

Des personnalités non membres de la SPLF peuvent faire partie d’un GT mais ne votent pas pour en élire le bureau. Elles peuvent faire partie du Bureau sans occuper les fonctions de coordinateur ou trésorier du GT.

Avec l’accord du Conseil d’Administration de la SPLF, chaque GT peut constituer un ou plusieurs sous-groupes. Les coordonnateurs de ces sous-groupes sont alors les membres du bureau du GT. Les sous-groupes sont financés sur la ligne budgétaire annuelle allouée au GT par le Conseil d’Administration de la SPLF.

SIGNATURE DES CONTRATS

En l’absence de personnalité morale du GT, ni ses coordonnateurs ni son bureau, ni ses membres n’ont la capacité juridique d’engager la SPLF ; en conséquence toute proposition de contrat que recevrait le GT, doit être soumise au Président de la SPLF qui a seule capacité pour signer. Un contrat signé par le coordonnateur ou tout autre membre du bureau du GT seul n’a donc pas de valeur juridique, il est en outre susceptible d’engager la responsabilité personnelle de son signataire. Chaque GT, son ou ses coordonnateurs, son bureau et ses membres s’obligent en conséquence à informer les tiers susceptibles de leur proposer un contrat de l’identité de leur cocontractant (La SPLF) et de la qualité du signataire (Le Président de la SPLF). En outre et en raison de l’importance juridique des pourparlers et négociations dont la rupture peut engager la responsabilité pécuniaire de son auteur, tout cocontractant doit être informé du fait que le Président de la SPLF est à l’égard des tiers le seul à pouvoir l’engager, à pouvoir approuver des devis, ordonner des dépenses ou percevoir des fonds.

Ce qui précède ne fait pas obstacle à la co-signature de tout contrat par le Président de la SPLF et par un membre du GT s’il apparaît opportun de procéder ainsi ; dans ce cas le Président de la SPLF appose sa signature le premier pour assurer la validité de l’acte.

Avantages et droits

• Utilisation de la liste de diffusion, du secrétariat (en fonction des disponibilités) et du site internet
• Les demandes d’utilisation du logo de la SPLF et du logo du GT doivent être faites (ou relayées) par un membre du GT au Président de la SPLF
• Le logo de la SPLF et le logo du GT peuvent être apposés sur les projets et travaux du GT après accord du CS et du Président de la SPLF.
• Le logo d’un GT ne doit pas être apposé indépendamment du logo de la SPLF.
• Dans le cadre d’une action avec un (des) industriel(s), un contrat entre le(s) industriel(s) et la SPLF doit être signé pour que le logo de la SPLF et le logo du GT soient apposés. Toute utilisation d’une marque appartenant à la SPLF doit faire l’objet d’un contrat de licence régulier.
• Tout document quel qu’en soit le support matériel ou immatériel, sur lequel aura été apposé le logo de la SPLF et le cas échéant celui du GT doit être visé par le Président de la SPLF et/ou le Secrétaire Général chargé du Conseil Scientifique préalablement à toute, diffusion, publication ou représentation si un document contractuel n’en dispose pas différemment. Toute traduction ou adaptation des mêmes documents doit faire l’objet d’un pareil visa préalable.
• La gestion comptable d’une ligne budgétaire dédiée à un GT est assurée par la SPLF
• Le GT est maitre d’œuvre de l’élaboration du programme scientifique du CPLF dans le domaine qui est le sien.
• Si aucun membre du GT ne fait partie du conseil scientifique de la SPLF, le secrétaire du conseil scientifique propose au coordonateur du GT un interlocuteur privilégié au sein du conseil scientifique.

Engagements

Publications

• Soumettre les textes et travaux issus des Groupes en priorité à la Revue des Maladies Respiratoires (RMR)
• Faire valider par le Conseil Scientifique toute  œuvre, article, mise au point ou recommandation dont les auteurs mentionnent leur appartenance à un groupe de travail de la SPLF
• Mentionner la SPLF et le Groupe de travail dans toute publication dont un ou plusieurs de ses membres sont les auteurs qu’il s’agisse dans ce dernier cas d’une œuvre collective ou de collaboration, dès lors que l’initiative en revient au groupe de travail ou que l’appartenance au groupe de travail en garantit l’impartialité ou l’impact ou la notoriété.

Réunions scientifiques

• Faire valider par le Conseil Scientifique le programme des réunions scientifiques organisées par les GT et les supports de formation; chaque GT s’engage à cette fin à soumettre ses projets de programme au moins un mois avant l’évènement pour permettre au Conseil Scientifique de procéder à d’éventuelles modifications.
• La SPLF peut soumettre un programme de formation proposé par un GT pour accréditation et éventuellement attribution de crédits dans le cadre d’un DPC. Chaque GT s’engage en conséquence à informer le bureau de la SPLF de tout nouveau programme de formation relevant de son domaine au moins deux mois avant la date prévue pour sa mise en œuvre. Le Conseil Scientifique est avisé dans le même délai, pour le cas échéant procéder aux modifications qu’il estime indispensable.

Communication

• Informer le bureau ou le CS de la SPLF au moins deux mois avant de toute action de communication prévue par le GT sur son activité
• Mettre en ligne chaque année sur i.splf.org ses comptes-rendus d’activités
• Communiquer prioritairement dans Info-Respiration

Financement.

• Chaque GT dispose d’une ligne budgétaire annuelle qui correspond au montant des fonds qui lui sont alloués par ses partenaires pour mettre en œuvre les projets relevant de son secteur. il est ordonnateur de ses dépenses (dont le financement de tout sous-groupe le cas échéant) dans la limite de ce budget dont la SPLF est comptable sous le contrôle du Conseil d’Administration, du Trésorier et de l’expert-comptable.
• Des frais de gestion annuels sont intégrés dans le calcul de la ligne budgétaire. Les frais de gestion sont calculés sur le chiffre d’affaire de l’année écoulée.

Activité des GT

• Chaque groupe doit soumettre au CS chaque année au plus tard le 20 Janvier un rapport écrit sur son activité de l’année passée et doit préciser ses objectifs pour l’année en cours. Dans ce cadre il transmet son budget prévisionnel de fonctionnement pour l’année à venir au Secrétaire Général en charge du Conseil Scientifique.
• Une réunion de travail annuelle des GT est organisée par le bureau de la SPLF et/ou le Conseil d’Administration de la SPLF et/ou par le Conseil Scientifique

Dissolution des groupes

• La dissolution d’un GT est prononcée par le Conseil d’Administration sur proposition du Président et/ou du Secrétaire Général chargé du Conseil Scientifique et/ou de leur coordonnateur

Version Novembre 2017